Der Ablauf
Von der Anfrage bis zur Bewertung.
Ob Neugeborenes im Wohnzimmer oder Hochzeit auf dem Gutshof: Ein Fotoauftrag durchläuft immer dieselben sieben Stationen. Von Studio zu Studio unterscheidet sich allein, wie viel Abendarbeit an jeder davon hängt. Hier siehst du, welche Handgriffe GetShotsDone an welcher Station übernimmt und wo die Entscheidung weiter bei dir liegt.
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Die Anfrage kommt an
Ob über das Formular auf deiner Website, per Mail oder über WhatsApp (Instagram auf Anfrage): Jede Anfrage landet als Vorgang im selben Postfach. Auf Wunsch bekommt die Kundin sofort eine Eingangsbestätigung, du hältst fest, woher sie kam. Bleibt eine Nachricht zwölf Stunden unbeantwortet, erinnert dich das CRM per Push daran.
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Das Angebot geht raus
Paket auswählen oder frei kalkulieren, senden. Das Angebot ist eine eigene Webseite, kein PDF im Anhang, und die Mail dazu trägt nur den Link, keinen Preis. Bei Hochzeiten rechnet der Kalkulator Paket, Saison-Aufschlag und Anfahrt durch, sobald deine Hochzeitspreise hinterlegt sind.
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Die Kundin unterschreibt
Deine Kundin unterschreibt mit dem Finger auf dem Handy, ohne Zugang und ohne App. Dabei entsteht die Buchungsbestätigung von selbst: Vertrag, AGB und Widerrufsbelehrung als PDF, mitdokumentiert in der Fassung, die zum Zeitpunkt der Unterschrift galt. Verschiebt sich das Shooting, trägst du das neue Datum ein, ohne dass jemand erneut unterschreiben muss.
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Vor dem Shooting
Sobald du deinen Kalender verbunden hast, wandert der Termin hinein, mit Treffpunkt und Koordinaten, die auch eine Kapelle ohne Hausnummer auffindbar machen. Ist dein Studio-Standort eingerichtet, kommt die berechnete Fahrzeit dazu. Vorgespräche legst du genauso an, und dein Telefon meldet sich eine halbe Stunde vorher.
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Am Tag des Shootings
Alles steht in dem Kalender, den du ohnehin nutzt: Uhrzeit, Ort und die Eckdaten aus dem Briefing. Mit eingerichtetem Studio-Standort kommt eine Erinnerung ans Losfahren dazu. Früh am Morgen fasst die Tagesmail zusammen, was ansteht. Kein zweiter Kalender, den du pflegen musst.
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Die Bilder gehen raus
Du legst die fertigen Bilder in einen Dropbox-Ordner, die Galerie baut sich daraus im Hintergrund. Sie geht unter deiner eigenen Studio-Adresse als Vorschau raus und wird nach Zahlungseingang vollständig freigegeben; deine Kundin markiert Favoriten mit einem Herz. Für Bilder, die du zeigen möchtest, holst du die Einwilligung einzeln ein und hast sie schwarz auf weiß.
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Und danach
Offene Angebote werden freundlich nachgefasst, fünf Tage nach der vollständigen Galerie folgt einmal die Bitte um eine Google-Bewertung, sofern dein Bewertungslink hinterlegt ist. Gutscheine und Kurz-Shootings laufen als eigene Buchungsstrecke nebenher, und jede Buchung eines Kurz-Shootings landet als Anfrage im selben Postfach.
Keine dieser Stationen ist neu für dich. Neu ist nur, dass sie nicht mehr an deinem Gedächtnis hängen. Der Ablauf läuft weiter, während du auf einer Hochzeit stehst oder abends Bilder bearbeitest.
Einmal einrichten, dann läuft es.
Wir richten das gemeinsam ein, mit deinen Paketen, deinen Texten und deinem Kalender.