Anfragen bleiben selten aus Unlust liegen. Schuld ist die Verteilung: eine im WhatsApp-Postfach, eine im Mail-Programm, eine im Website-Formular, und keine Liste, die alle drei kennt. Wer nach dem Shooting abends um elf nachsieht, findet zwei und übersieht die dritte.
Ein Posteingang für alles ist dabei gar nicht schneller. Er sorgt dafür, dass die Frage „habe ich noch etwas offen?” an genau einer Stelle beantwortet wird, und zwar ehrlich. Was dort nicht steht, ist erledigt oder noch nicht angekommen.
Wie die Anfrage hereinkommt, entscheidet deine Kundin. Die eine schreibt drei Zeilen über das Formular, die andere schickt eine Sprachnachricht über WhatsApp, die dritte leitet eine Mail ihrer Trauzeugin weiter. Im CRM wird aus jeder davon ein Vorgang mit Namen, Kontaktweg und Wunschtermin, und von da an ist es gleich, wo sie angefangen hat.
Heikel sind vor allem die ersten Stunden. Wer anfragt, schreibt oft mehreren Fotografinnen zugleich, und wer zuerst ordentlich antwortet, wird zuerst ernst genommen. Deshalb lässt das CRM eine unbeantwortete Nachricht nicht still liegen: nach zwölf Stunden ohne Antwort von dir meldet es sich per Push, und wie lange du im Schnitt brauchst, steht je Kanal im Monatsreport.
Ebenso wichtig ist, woher die Anfragen kommen. Die Herkunft bleibt am Vorgang hängen, und die Jahresübersicht zeigt je Quelle, wie viele Anfragen, Buchungen und wie viel Umsatz daraus wurden. Ob sich die Anzeige lohnt oder die Empfehlung der Hebamme mehr bringt, beantwortest du dann mit Zahlen statt mit einem Bauchgefühl.
