Die Frage, die im Studioalltag am meisten Zeit kostet, lautet selten „was schreibe ich?”. Viel öfter lautet sie „was hatten wir eigentlich besprochen?”. Die Antwort liegt verteilt über Postfach, Telefon und zwei Apps, und sie zu suchen dauert länger als die Antwort selbst.
Ein Verlauf je Anfrage beantwortet sie in einem Blick.
Man merkt den Wert meist erst Monate später. Die Braut ruft im März an und sagt, man habe doch im Oktober vereinbart, dass die Getting-Ready-Bilder bei ihrer Schwester entstehen. Stand das in einer WhatsApp, einer Mail oder kam es am Telefon? Mit einem Verlauf je Anfrage scrollst du kurz nach unten und liest es nach, samt Datum.
Damit das trägt, braucht der Verlauf auch das, was außerhalb des CRM geschieht. Deshalb gibt es das Protokoll für Telefonate und Nachrichten aus anderen Kanälen. Es ist die kleinste Gewohnheit, die das Werkzeug verlangt, und die mit der grössten Wirkung.
Vorlagen nehmen dir die Sätze ab, die du ohnehin jede Woche schreibst. Die Eingangsbestätigung etwa oder die Liefer-Mail liegen mit Betreff und Text in den Einstellungen, in deinem Tonfall. Beim Laden setzt das CRM Vornamen und Links ein, und bevor du sendest, änderst du, was für diese eine Kundin anders sein soll.
