Nimm eine Anzahlung, und erkläre sie als das, was sie ist: eine Reservierung. Du hältst einen Termin frei und lehnst dafür andere Anfragen ab. Wer das so sagt, bekommt fast nie Widerspruch. Wer es nicht sagt, wirkt misstrauisch.
Am deutlichsten wird das bei Hochzeiten. Einen Samstag im Juni vergibst du nur einmal, und wer ihn einem Paar zusagt, sagt ihn allen anderen ab.
Wie hoch
Üblich sind zwanzig bis dreißig Prozent. Zwei Grenzen sind wichtiger als die genaue Zahl:
- Hoch genug, dass eine Absage nicht folgenlos bleibt. Sonst ist die Anzahlung nur ein Buchungsritual.
- Niedrig genug, dass sie niemanden abschreckt und im Streitfall noch als angemessen gilt. Eine Klausel, die im Zweifel unwirksam ist, schützt dich gar nicht.
Bei kurzfristigen Terminen, etwa Newborn, ist eine niedrigere Anzahlung sinnvoll: Das Zeitfenster verschiebt sich dort aus Gründen, für die niemand etwas kann. Kein Kind richtet sich nach dem errechneten Termin.
Schreib außerdem dazu, bis wann die Anzahlung eingehen soll und ab wann der Termin als fest gilt. Sonst hältst du einen Samstag für ein Paar frei, das zwar unterschrieben, aber nie überwiesen hat.
Eine Staffel statt einer Zahl
Ein einzelner Prozentsatz für jede Absage ist selten fair. Üblicher und leichter zu vertreten ist eine Staffel, die sich am Vorlauf orientiert: je kurzfristiger die Absage, desto höher der Anteil, den du behältst. Je länger der Vorlauf, desto eher findest du Ersatz, und desto weniger sollst du behalten.
Frag dich bei jeder Stufe, was dir in diesem Moment tatsächlich verloren geht. Fällt ein Shooting aus, fällt auch die Bearbeitung weg; eine Regel, die so tut, als hättest du trotzdem die volle Arbeit gehabt, wirkt überzogen.
Wichtig ist die Gegenrichtung: Was passiert, wenn du absagen musst? Krankheit, Unfall, Ausfall der Ausrüstung. Eine Regel, die nur für eine Seite gilt, fällt im Zweifel auf dich zurück. Schreib hinein, dass du die Anzahlung dann zurückzahlst und ob du dich um Ersatz bemühst.
Verschieben ist keine Absage
Viele Streitfälle beginnen mit Regen am Tag des Familienshootings oder einem verlegten Firmenjubiläum. Leg fest, bis wann eine Verschiebung ohne Kosten möglich ist und dass die Anzahlung auf den neuen Termin übergeht. Dann wird aus der Wetterfrage ein kurzes Telefonat.
Der Zeitpunkt entscheidet
Die Stornoregel muss vor der Buchung feststehen, nicht erst bei der Absage. Das klingt selbstverständlich und ist der häufigste Fehler: Weil das Gespräch nett war, sagt niemand etwas, und drei Wochen später steht Aussage gegen Aussage.
Ein Angebot, das Anzahlung und Stornoregel bereits enthält und das die Kundin unterschreibt, erspart genau dieses Gespräch. Das liegt weniger an juristischer Wucht als daran, dass beide Seiten dasselbe gelesen haben.
Und wenn jemand trotzdem absagt?
Dann ist die Kulanz deine Entscheidung, nicht deine Pflicht. Das ist der eigentliche Vorteil einer klaren Regel: Du bist großzügig, weil du es willst.
Eine Familie mit einem kranken Kind behandelst du anders als ein Paar, das kurz vor der Hochzeit eine günstigere Fotografin gefunden hat. Halte nur fest, was du zugesagt hast, damit aus einer Geste nicht stillschweigend eine neue Regel wird. Wie sich all das zum gesetzlichen Widerruf verhält, steht unter Gilt beim Fotoshooting ein Widerrufsrecht?